Microsoft Access – przydatne narzędzie na maturze z informatyki

Matura z informatyki wymaga od zdającego znajomości teorii oraz praktyki. W ramach podanych zadań musisz wykonać ćwiczenia z użyciem dostępnych narzędzi informatycznych. W zadaniach możesz dowolnie wybrać narzędzie do pracy, a zadania te opierają się na bazach danych, arkuszu kalkulacyjnym, a także na pisaniu programów w wybranym języku programowania. Do dwóch pierwszych rodzajów zadań polecam pakiet biurowy Microsoft Office, który pozwoli na ich łatwe rozwiązanie.

Microsoft Access na maturze z informatyki – kiedy użyć?

Microsoft Access na maturze z informatyki to jeden z kilku programów, z których możesz skorzystać w zadaniach. Jest on oczywistym wyborem w sytuacji, gdzie masz do czynienia z bazą danych. Wielu maturzystów próbuje użyć w tym miejscu Excela, jednak jest to błąd – ta aplikacja sprawdza się w zadaniach dotyczących arkuszy kalkulacyjnych. Warto nauczyć się rozróżniać typy zadań dostosowanych stricte pod Accessa od tych pod Excela. W niektórych zadaniach pomocne mogłoby się wydawać użycie tych programów naprzemiennie, jednak nie jest to najlepsze wyjście – spędzisz nad tym niepotrzebnie czas, który na maturze z informatyki jest szczególnie cenny.

Pod spodem znajdziesz cechy charakterystyczne zadań z baz danych Access oraz z arkuszy kalkulacyjnych Excel na maturze, z ich pomocą szybko je rozróżnisz.

Microsoft Access to program do skutecznej pracy z bazami danych, składającymi się z relacyjnych tabel utworzonych w oparciu o różne pliki. Jest on dostępny w polskiej wersji językowej tak jak wszystkie aplikacje z pakietu biurowego Office. Utworzona przez Ciebie baza danych Access zapisywana jest w pojedynczym pliku. Program oferuje możliwość przedstawienia danych na różne sposoby, takie jak:

• Tabele (na maturze używane najczęściej),
• Raporty,
• Formularze,
• Wykresy (tak, mało osób o tym wie, ale w Accessie można tworzyć wykresy).

Z pomocą aplikacji w bardzo przejrzysty sposób pokażesz różnego rodzaju dane, które są podzielone na mniejsze części i połączone w pewien określony sposób (np. za pomocą pól: tzw. klucza podstawowego i klucza obcego). W dodatku, dane te możesz zaimportować z różnych źródeł, w tym także z Excela.

Bazy danych Access: zadania maturalne – z czego się przygotować

Większość praktycznych zadań na maturze z informatyki – a wszystkie przystosowane do baz danych – opierają się na tej samej zasadzie. W plikach tekstowych załączonych do zadania znajdują się dane, które należy zaimportować do wybranej aplikacji (o czym przypomina Ci treść polecenia). Następnie na podstawie tych danych musisz wykonać odpowiednie operacje, których wynik końcowy zapiszesz jako odpowiedź do zadania w oddzielnym pliku tekstowym. Choć istnieją również zadania teoretyczne, opierające się o stworzenie zapytania SQL, które można sprawdzić w Microsoft Access.

Najczęściej wybieranym narzędziem jest program Access i Excel (z płatnego pakietu Microsoft, a nie darmowego odpowiednika LibreOffice). Kwestia wyboru zależy od prywatnych preferencji, znajomości aplikacji oraz założeń zadania. W Microsoft Access podstawy są oczywistą kwestią do opanowania, bowiem wykorzystanie programu i tworzenie bazy danych może dać Ci dobre rezultaty tylko wtedy, gdy rozumiesz, na jakiej zasadzie on działa.

W ramach przygotowania do matury z informatyki warto zapoznać się z takimi możliwościami aplikacji Microsoft Access jak:

• Podstawy tworzenia zapytań SQL,
• Tworzenie relacji między tabelami,
• Funkcje agregujące,
• Warunki logiczne,
• Operatory logiczne (AND, OR),
• Sortowanie (nierosnąco, niemalejąco),
• Operacje na ciągu znaków lub tekście.

Pozwolą Ci one na wykonanie zadań maturalnych, o ile oczywiście opanujesz je w praktyce. Należy więc wykonać możliwie jak najwięcej zadań z ich użyciem, w czasie swojej nauki do matury.

Czym Microsoft Access różni się od Excela?

Program Access od Excela różni się w zasadzie zastosowaniem, a także rozbudowaniem funkcji. 

Access pozwala na zaawansowane obsługiwanie baz danych, w ramach czego możliwe jest:

• Powiązanie tabel (osobnych plików z danymi) relacjami pomiędzy sobą,
• Zautomatyzowane wyszukiwanie i edycja danych,
• Ustawianie praw dostępu dla użytkowników,
• Zarządzanie danymi z pomocą wbudowanych funkcji obliczeniowych,
• Wykorzystanie języka zapytań SQL.

Natomiast Microsoft Excel pozwala na skuteczną analizę danych. Cechy charakterystyczne to:

• Łatwa analiza i sortowanie danych,
• Podstawowe mechanizmy relacji,
• Wiele funkcji obliczeniowych (np. matematyczne i statystyczne),
• Możliwość wygodnego tworzenia wykresów i raportów.

Znacznie lepiej skupić się na wykorzystaniu odpowiedniego programu, w momencie gdy jest on potrzebny, zamiast decydować się zawsze tylko na jedną aplikację. W ten sposób można zaoszczędzić swój czas, skoro Access pozwala na szybkie budowanie i wykorzystywanie baz danych, natomiast Excel sprawdza się przy analizie pojedynczych plików danych i wizualizacji wyników. Korzystaj z mocnych stron obu tych aplikacji, a zdołasz osiągnąć więcej w krótszym czasie.

Gdy nauczysz się podstaw programu, nabędziesz również umiejętności potrzebnych do pracy z innymi aplikacjami do edycji baz danych, co zdecydowanie przyda się w karierze informatyka. W Microsoft Access podstawy są zdecydowanie łatwiejsze do opanowania, niż w przypadku innego oprogramowania, ponieważ już w samej aplikacji wszystkie funkcje opisane są bardzo czytelnie. Zazwyczaj maturzyści nie mają większego problemu z obsługą tego programu.

Baza danych Access – jak ją utworzyć?

W celu utworzenia bazy danych najpierw należy uruchomić program Access, a następnie wykonać poniższe kroki:

1. W oknie programu wybierz opcję o nazwie Pusta baza danych w zakładce Nowy.
2. W wyświetlonym okienku w polu Nazwa wpisz nazwę dla pliku. Jeśli chcesz umieścić plik w innym miejscu, niż domyślne, wybierz opcję Przeglądaj (ikonka folderu) i znajdź odpowiednią lokalizację dla pliku, zatwierdź przyciskiem OK.
3. Kliknij Utwórz. Aplikacja utworzy bazę danych.
4. Następnym krokiem jest uzupełnienie danych lub zaimportowanie ich z innego źródła (w zakładce Dane zewnętrzne/Nowe źródło danych).

Wprowadzenie danych do bazy jest podobne do dodawania ich w programie Excel, możesz to zrobić, chociażby na podstawie plików tekstowych. Wystarczy przejść do wspomnianej sekcji Dane zewnętrzne, a następnie wybrać np. plik .txt zawierający dane. Niestety kreator importu danych do aplikacji MS Access jest dłuższy i bardziej skomplikowany niż w przypadku Excela.

Po utworzeniu bazy danych i wypełnieniu jej danymi, kolejnym krokiem jest uzyskanie przynajmniej podstawowej wiedzy na temat tworzenia zapytań (tak zwanych kwerend). Pozwoli Ci to na sprawne wykonanie zadań wymagających użycia programu Microsoft Access. Kwerendy dzielą się na wybierające i funkcjonalne. Zapytania wybierające służą do wybierania danych i wykonywania na nich obliczeń. Przykładowym wykorzystaniem kwerendy wybierającej jest wypisanie wszystkich unikalnych elementów w bazie danych. Zakładając, że zawarte są tam informacje o uczniach zdających maturę z informatyki, za pomocą kwerendy wybierającej, możesz ich wszystkich (lub tylko niektórych, spełniających ustalone kryteria) wyświetlić.

Zapytania funkcjonalne to zaawansowane operacje modyfikujące dane, które na maturze z informatyki raczej nie są wymagane. Do ich zastosowań należy:

• Tworzenie tabel
• Aktualizowanie (czyli modyfikowanie) danych
• Dodawanie danych
• Usuwanie danych

Podsumowanie: Microsoft Access – czy przyda się na maturze?

Wybór dostępnego programu to kwestia całkowicie indywidualna. Nie ma bowiem sztywno narzuconej aplikacji do wykonania zadań. Maturzysta musi pokazać, że jest w stanie dobrać odpowiedni program do danego zagadnienia i dzięki jego pomocy uzyskać odpowiednie rozwiązanie. Wykorzystanie oprogramowania dedykowanego do baz danych jest bardzo proste i wygodne, ponieważ Microsoft Access pozwala na wykonanie naprawdę wielu działań i użyciu wielu funkcji na posiadanych zbiorach informacji. Jeśli jednak czujesz, że konkretny podpunkt łatwiej Ci wykonać w Excelu czy wybranym języku programowania – nie ma żadnych przeciwskazań. Dobieraj narzędzia na maturze tak, aby możliwie najszybciej uzyskiwać poprawne wyniki.

Jeśli zdarzyło Ci się napotkać w MS Access komunikat: Niezdefiniowana funkcja Maksimum w wyrażeniu, koniecznie skorzystaj z poradnika o funkcji agregującej Maksimum, by ustrzec się przed nim w przyszłości.

Najczęściej zadawane pytania o Microsoft Access na maturze

Wpisy, które mogą Cię zainteresować: